Informácia pre dotknuté osoby

 

Informácia pre dotknuté osoby v súlade s ustanoveniami Článku 13 Smernice Parlamentu a Rady zo dňa 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb s ohľadom na spracovanie osobných údajov a voľný pohyb takýchto údajov, nahradzujúce smernicu 95/46/ES (Všeobecná smernica ochrany osobných údajov) (ďalej iba ako smernica GDPR)

Ochrana osobných údajov má pre spoločnosť vysokú prioritu a je jedným z jej hlavných cieľov. S ohľadom na vyššie uvedené si prostredníctvom tejto internetovej stránky plníme našu povinnosť poskytnúť informácie dotknutým osobám, ktorých osobné údaje sú spracúvané v našich archivačných systémoch, ktoré nám neumožňujú priamejší a adresnejší spôsob splnenia si tejto povinnosti.

Informácie sa poskytujú v prípade, ak zbierame osobné údaje dotknutých osôb v jednom z našich archivačných systémov:

  • Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť 4Laby s.r.o., ktorá spracúva a kontroluje údaje, so sídlom Vrakunská 39, Bratislava – mestská časť Podunajské Biskupice 821 06, Slovenská republika, IČO: 52 192 181 (ďalej iba ako “4Laby” alebo “Prevádzkovateľ”)
  • Prevádzkovateľ určil na účely dohľadu nad ochranou osobných údajov zodpovednú osobu, čím prevádzkovateľ zdôrazňuje dôležitosť ochrany osobných údajov. Zodpovednú osobu môžete kontaktovať na adrese: [email protected]
  • V prípade, ak dochádza k cezhraničnému zasielaniu osobných údajov do treťoštátnych krajín, prípadne medzinárodnej organizácii, splní si prevádzkovateľ svoju povinnosť informovať dotknuté osoby nad rámec týchto všeobecných informácií. Príslušné dotknuté osoby budú rovnako informované s ohľadom na primerané a vhodné zabezpečovacie mechanizmy na zabezpečenie ochrany osobných údajov pri takomto cezhraničnom prenose.
  • S ohľadom na práva a slobody dotknutých osôb sa pri spracúvaní ich osobných údajov prevádzkovateľom nevykonáva žiadne profilovanie, ani automatizované rozhodovanie.
  • Ako dotknutá osoba máte právo na prístup k osobným údajom, ktoré sa s ohľadom na Vašu osobu spracúvajú, právo na opravu Vašich osobných údajov (Článok 16 GDPR), v prípadoch stanovených právnymi predpismi právo na výmaz Vašich osobných údajov (Článok 17 GDPR), v prípadoch stanovených právnymi predpismi právo na obmedzenie spracovania Vašich osobných údajov (v uvedenom prípade prevádzkovateľ označí osobné údaje uložené pre vašu osobu za účelom obmedzenia ich budúceho spracovania) (Článok 18 GDPR), v prípadoch stanovených právnymi predpismi právo na prenos osobných údajov (Článok 20 GDPR), právo namietať voči spracovaniu osobných údajov, obzvlášť v prípadoch, kedy je právny základ na spracovanie osobných údajov odôvodnený oprávneným záujmom prevádzkovateľa (Článok 21 GDPR), právo na podanie sťažnosti dozornému orgánu (Úrad na ochranu osobných údajov: https://dataprotection.gov.sk), napr. na podanie žiadosti na otvorenie konania s ohľadom na ochranu Vašich osobných údajov v prípade porušenia Vašich práv dotknutej osoby zo strany prevádzkovateľa.

Informácie poskytnuté pri zbere osobných údajov sú získané od dotknutých osôb uvedených v konkrétnom archivačnom systéme (ďalej iba ako „Systém“) prevádzkovateľa, ktoré pritom nemusia byť pre všetky systémy rovnaké, nakoľko sa každý jeden systém a údaje v ňom líšia (v závislosti od špecifického účelu spracovania osobných údajov):

A. Systém Zákazníci

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov zákazníkov, ktorí zakúpili tovar na stránke www.doxbox.sk (ďalej iba ako „Stránka“)

Právny základ spracovania:
Oprávnený záujem prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ spracúva najmä identifikačné a kontaktné údaje dotknutých osôb. Oprávnený záujem prevádzkovateľa na spracovanie osobných údajov je nadradený záujmom a základným právam a slobodám dotknutých osôb, nakoľko sa spracovanie vykonáva v rozsahu, ktorý dotknuté osoby môžu predpokladať, na ich žiadosť a v ich prospech, ako aj v rozsahu spĺňajúcom zásadu minimalizácie.

Kategórie príjemcov:
Dodávateľ cloudových služieb

Zdroj kontaktných údajov:
V prípade neposkytnutia kontaktných údajov prevádzkovateľovi zo strany dotknutých osôb dohľadá prevádzkovateľ takéto údaje v dostupných verejných registroch a na internete za účelom kontaktovania potenciálnych zákazníkov.

Lehota uchovania: 10 rokov

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. V prípade neposkytnutia kontaktných údajov, prípadne nekomunikácii dotknutej osoby s prevádzkovateľom nebude môcť dotknutá osoby využívať platformu 4Laby

 

B. Užívatelia stránky

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov užívateľov stránky za účelom monitorovania ich užívania stránky

Právny základ spracovania: Plnenie zmluvy uzatvorenej s dotknutými osobami. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje týkajúce sa činnosti užívateľov stránky z právneho titulu licenčnej zmluvy na užívanie stránky, uzatvorenej medzi prevádzkovateľom a registrovaným užívateľom stránky.

Kategórie príjemcov:
Dodávateľ cloudových služieb

Lehota uchovania:
10 rokov

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov týkajúcich sa užívania stránky je zmluvnou požiadavkou vyplývajúcou z licenčnej zmluvy. Poskytnutie osobných údajov nie je povinnou podmienkou, ani podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. Nakoľko sú údaje poskytované za účelom umožnenia monitorovania a užívania stránky v zmysle a rozsahu udelenej licencie, je následkom neposkytnutia údajov týkajúcich sa užívania stránky nemožnosť užívania internetovej aplikácie prevádzkovateľa dotknutou osobou.

 

C. Systém archív

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov pre archivačné účely po uplynutí primárneho účelu spracovania

Právny základ spracovania:
Splnenie zákonných povinností vyplývajúcich zo Zákona o archivácii.

Kategórie príjemcov:
Dodávateľ cloudových služieb

Lehota uchovania:
10 rokov od uplynutia primárneho účelu spracovania

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov je zákonnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia údajov si prevádzkovateľ nedokáže plniť svoje zákonné povinnosti

D. Systém Korešpondencia

Účel spracovania:
Spracovanie vyžiadaných a nevyžiadaných osobných údajov zo získanej korešpondencie pred vymazaním nepotrebných osobných údajov, prípadne pred zaradením vyžiadaných údajov do príslušného archivačného systému

Právny základ spracovania:
Oprávnený záujem prevádzkovateľa. Oprávnený záujem prevádzkovateľa na spracovanie osobných údajov pre jeho obchodné účely je nadradený záujmom a základným právam a slobodám dotknutých osôb, nakoľko sa spracovanie vykonáva v rozsahu, ktorý dotknuté osoby môžu predpokladať (dotknuté osoby samotné zasielajú osobné údaje v rámci korešpondencie), v ich prospech (napríklad s ohľadom na záujem o uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom), ako aj v rozsahu spĺňajúcom zásadu minimalizácie (spracúvajú sa výlučne nevyhnutné a vyžiadané údaje)

Kategórie príjemcov:

Lehota uchovania:
3 roky

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov nie je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. Neposkytnutie osobných údajov má za následok nemožnosť identifikovať zasielateľa korešpondencie zo strany prevádzkovateľa

 

E. Systém Novinky

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov dotknutých osôb, ktoré prejavili záujem o obchodné činnosti dobrovoľným prihlásením na odber noviniek

Právny základ spracovania:
Súhlas dotknutej osoby. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby udeleného kedykoľvek kontaktovaním spoločnosti 4Laby. Osoba, ktorá súhlas udelila, je oprávnená svoj súhlas odvolať, následkom čoho dôjde k zastaveniu zasielania noviniek zo strany spoločnosti 4Laby. Dotknutá osoba je informovaná ohľadom jej práva na zrušenie odberu noviniek v každej jednej zaslanej komunikácii noviniek

Kategórie príjemcov:

Lehota uchovania:
10 rokov od poskytnutia súhlasu

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov nie je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. V prípade, ak dotknutá osoba neposkytne svoju emailovú adresu na účely zasielania noviniek, nebude informovaná o novinkách týkajúcich sa vývoja obchodných činností prevádzkovateľa

F. Systém Dodávatelia

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov (kontaktné údaje, komunikácia) dodávateľov, týkajúcich sa bežnej obchodnej činnosti prevádzkovateľa

Právny základ spracovania:
Oprávnený záujem prevádzkovateľa. Oprávnený záujem prevádzkovateľa na spracovanie osobných údajov pre jeho obchodné účely je nadradený záujmom a základným právam a slobodám dotknutých osôb, nakoľko sa spracovanie vykonáva v rozsahu, ktorý dotknuté osoby môžu predpokladať (dotknuté osoby samotné určujú obsah komunikácie s prevádzkovateľom), v ich prospech (komunikácia sa využíva na účely rokovaní s ohľadom na uzatvorenie a obsah zmluvy s prevádzkovateľom), ako aj v rozsahu spĺňajúcom zásadu minimalizácie (spracovanie je obmedzené výlučne na plnenie zmluvy s príslušným dodávateľom)

Kategórie príjemcov:

Lehota uchovania:
10 rokov

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom, nakoľko je nevyhnutné na rokovania s ohľadom na obsah zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov nekomunikovaním s prevádzkovateľom má za následok nemožnosť uzatvorenia zmluvy s príslušným dodávateľom zo strany prevádzkovateľa

G. Systém účtovníctvo

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov pre účely účtovníctva

Právny základ spracovania:
Súlad s právnymi predpismi týkajúcimi sa účtovníctva

Kategórie príjemcov:
Účtovník

Lehota uchovania:
10 rokov

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov je povinnou požiadavkou. Neposkytnutím údajov si prevádzkovateľ nebude schopný plniť svoje zákonné povinnosti

H. Systém skupina FS Laby

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov v rámci organizačnej štruktúry spoločnosti 4Laby a jej spriaznených spoločností

Právny základ spracovania:
Oprávnený záujem prevádzkovateľa. Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je spracovanie osobných údajov pre jeho obchodné účely. Tento záujem je nadradený záujmom a základným právam a slobodám dotknutých osôb, nakoľko spracovanie prebieha za účelom ochrany majetku prevádzkovateľa. Legitímnosť záujmu je uvedená v bode 48 GDPR.

Kategórie príjemcov:
Spriaznené spoločnosti skupiny 4Laby

Lehota uchovania:
10 rokov

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou podmienkou výlučne pre zamestnancov a poradcov spriaznených spoločností a nie je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. V prípade, ak by spoločnosť 4Laby nemohla preniesť údaje v rámci skupiny spriaznených spoločností, bránilo by jej to vo výkone svojich obchodných činností.

I. Systém Vizitky

Účel spracovania:
Spracovanie osobných údajov poskytnutých na vizitkách

Právny základ spracovania:
Oprávnený záujem prevádzkovateľa. Oprávnený záujem prevádzkovateľa na spracovanie osobných údajov pre jeho obchodné účely je nadradený záujmom a základným právam a slobodám dotknutých osôb, nakoľko sa spracovanie vykonáva v rozsahu, ktorý dotknuté osoby môžu predpokladať (dotknuté osoby samotné poskytnú vizitku osobe, pre ktorú sa rozhodli), v ich prospech (napríklad s ohľadom na záujem o uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom), ako aj v rozsahu spĺňajúcom zásadu minimalizácie (spracúvajú sa výlučne nevyhnutné a vyžiadané údaje).

Kategórie príjemcov:

Lehota uchovania:
3 roky

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov nie je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. V prípade neposkytnutia vizitky prevádzkovateľovi nebude mať prevádzkovateľ jednoduchý prístup ku kontaktným údajom dotknutej osoby

J. Systém Marketing

Účel spracovania:
Spracúvanie osobných údajov pre účely priameho marketingu.

Právny základ spracovania:
Oprávnený záujem prevádzkovateľa. Oprávnený záujem prevádzkovateľa na spracovanie osobných údajov pre jeho obchodné účely je nadradený záujmom a základným právam a slobodám dotknutých osôb, nakoľko sa spracovanie vykonáva v prospech dotknutých osôb (prevádzkovateľ kontaktuje potenciálnych klientov výlučne na základe existujúceho predpokladu o ich záujem o obchodné činnosti prevádzkovateľa, ako napríklad poskytovanie služieb v oblasti športu zo strany dotknutej osoby), ako aj v rozsahu spĺňajúcom zásadu minimalizácie. Legitímnosť záujmu priameho marketingu je uvedená v bode 47 GDPR

Kategórie príjemcov:

Zdroj kontaktných údajov:
Internet, verejné registre, predošlé referencie

Lehota uchovania:
10 rokov

Ďalšie informácie:
Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou, alebo zmluvnou požiadavkou. Poskytnutie osobných údajov je podmienkou na uzatvorenie zmluvy s prevádzkovateľom. V prípade, ak dotknutá osoba vznesie námietku voči spracovaniu jej osobných údajov, nebude prevádzkovateľ ďalej spracúvať jej osobné údaje a daná osoba nebude môcť naďalej požívať výhody vyplývajúce zo synergií a obchodných činností prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ zaviedol vyhovujúce bezpečnostné opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov spracúvaných vo všetkých vyššie uvedených systémoch a uvedené bezpečnostné opatrenia riadne zdokumentoval v bezpečnostnom projekte spoločnosti 4Laby.