Smernica ochrany osobných údajov

 

Dátum účinnosti: 15.3.2019

Naposledy aktualizované: 15.3.2019

 

Úvod

Ako slovenská spoločnosť poskytujúca zákazníkom predaj rôznych výrobkov uvedených na našej stránke www.doxbox.sk si sme vedomí skutočnosti, že spracovanie osobných údajov je významnou súčasťou našich obchodných činností. Dôsledne dbáme o ochranu osobných údajov, ktoré spracúvame a kontrolujeme všetky činnosti s ohľadom na ich dopad na spracovanie osobných údajov našou spoločnosťou. Pre vysvetlenie presného procesu spracovania osobných údajov na naše účely sme v nasledujúcom texte zhrnuli najdôležitejšie informácie. Dovolili by sme si Vás upozorniť, že uvedený text má výlučne informatívny charakter a slúži na vysvetlenie nášho systému ochrany osobných údajov. Táto smernica ochrany osobných údajov vysvetľuje a opisuje postupy a bezpečnostné opatrenia, ktoré sme prijali v súlade s platnými právnymi predpismi. Podrobnosti o spracovaní osobných údajov z našej strany v rámci našich systémov nájdete tu.

 

Kto prevádzkuje spracované osobné údaje?

Prevádzkovateľom a spracovateľom všetkých osobných údajov poskytnutých a získaných spoločnosťou 4 Laby s.r.o. je spoločnosť 4Laby s.r.o., ktorá spracúva a kontroluje údaje, so sídlom Vrakunská 39, Bratislava – mestská časť Podunajské Biskupice 821 06, Slovenská republika, IČO: 52 192 181 (ďalej iba ako “4Laby” alebo “my, náš, naše”). Táto smernica ochrany osobných údajov sa vzťahuje na osobné údaje zbierané a spracované spoločnosťou 4Laby v súvislosti so službami a výrobkami poskytovanými spoločnosťou 4Laby. Spoločnosť 4laby je tak jediným a výlučným prevádzkovateľom osobných údajov. Sme oprávnení požiadať našich zmluvných partnerov o spracovanie osobných údajov v našom mene, pričom v takomto prípade sme povinní zabezpečiť, aby prijali opatrenia zabezpečujúce rovnakú mieru ochrany osobných údajov, akú poskytujeme my.

 

Aké osobné údaje sú zbierané?

Pod osobnými údajmi sa rozumejú informácie, vďaka ktorým je možné priamo, či nepriami identifikovať konkrétnu osobu. Osobné údaje môžeme zbierať z rôznych zdrojov. Tieto zdroje zahŕňajú osobné údaje, ktoré sme získali priamo od osôb, osobné údaje zbierané automaticky a osobné údaje získané z iných zdrojov, najmä od našich obchodných partnerov.

Zbierame najmä osobné údaje zákazníkov, ktorí si objednali, alebo chcú objednať tovar z našej stránky. Okrem vyššie uvedených údajov zbierame identifikačné a kontaktné účely zástupcov našich zmluvných partnerov (dodávateľov, subdodávateľov a pod.), s ktorými vykonávame obchodné činnosti. Rovnako zbierame osobné údaje aj o užívateľoch našej platformy a tvorcoch nášho obsahu. Zbierame výlučne osobné údaje, ktoré nevyhnutne potrebujeme na plnenie našich účelov a nespracúvame žiadne iné osobné údaje.

 

Na základe čoho sme oprávnení spracúvať osobné údaje?

Právne predpisy stanovujú potrebu spracovania osobných údajov spoločnosťami za účelom prevádzkovania ich obchodných činností a uvádzajú podmienky, za ktorých sú dané spoločnosti oprávnené osobné údaje spracúvať. Spoločnosť je oprávnená spracúvať osobné údaje osoby na základe súhlasu poskytnutého danou osobou, prípadne za určitých okolností aj bez takéhoto súhlasu. Spoločnosť 4Laby spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutých osôb v prípade, ak je spracovanie nevyhnutné pre uzatvorenie zmluvy, v ktorej je daná osoba zmluvnou stranou, prípadne na požiadanie dotknutej osoby pred uzatvorením zmluvy. Spoločnosť 4Laby rovnako spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby v prípade, ak je spracovanie nevyhnutné na splnenie zákonnej požiadavky vzťahujúcej sa na spoločnosť 4Laby. V neposlednom rade spracúva spoločnosť 4Laby osobné údaje dotknutých osôb bez ich súhlasu v prípade spracovania v rámci oprávneného záujmu spoločnosti 4 Laby, prípadne tretích strán, pokiaľ takýto záujem je nadradený záujmom, základným právam a slobodám uvedených dotknutých osôb. Okrem vyššie uvedených prípadov spracúva spoločnosť 4 laby osobné údaje výlučne sp súhlasom dotknutej osoby.

 

Na aké účely spracúvame osobné údaje?

Zbierame, spracúvame a zverejňujeme osobné údaje výlučne na špecifické a obmedzené účely. Napríklad na vedenie evidencie obchodných prípadov a predajných ukazovateľov na našej stránke, na vedenie zoznamu zákazníkov, za účelom podpory užívateľov a zákazníkov pri optimalizácii ich vzťahov s 4Laby, na spracovanie platieb, na vyhodnotenie a vybavenie reklamácií, na vývoj a vylepšovanie našich služieb, výrobkov a komunikačných metód a funkcionalít našej stránky, na poskytovanie personalizovaných výrobkov, komunikácie a cielenej reklamy a odporúčaní k výrobkom.

Rovnako vytvárame profily prostredníctvom analýzy informácii našich zákazníkov pri prehliadaní, vyhľadávaní a interakciách s našim obsahom. Spoločnosť 4Laby nespracúva osobné údaje automatizovanými prostriedkami. Automatizované rozhodnutie je rozhodnutie vykonané výlučne automatickými prostriedkami bez zásahu ľudí do rozhodovacieho procesu.

 

S kým zdieľame osobné údaje, ktoré spracúvame?

Spoločnosť 4Laby zdieľa spracúvané osobné údaje interne v rámci spoločnosti a jej spriaznených spoločností, ako aj s vybranými tretími stranami. Napríklad zdieľame osobné údaje s treťostrannými poskytovateľmi služieb a inými tretími stranami v prípade, ak sme zo zákona povinní poskytnúť nami zozbierané osobné údaje (zákonné poskytnutie).

V prípade, ak nás získa iná osoba, budú jej osobné údaje poskytnuté v rozsahu procesu rozhodovania a budú na ňu prevedené ako súčasť nášho majetku.

Prístup k Vašim osobným údajom je umožnený výlučne zamestnancom a zástupcom podľa skutočnej potreby a za prísnych podmienok dôvernosti v prípade poskytnutia tretím stranám. Aplikujeme štandardné zmluvné podmienky stanovené Európskou Komisiou na prenos osobných údajov mimo územia EÚ.

 

Ako dlho uchovávame osobné údaje?

Vaše osobné údaje uchovávame tak dlho, ako ich potrebujeme na účel spracovania.

Napríklad osobné údaje súvisiace so zmluvou uchovávame počas celého obdobie jej plnenia a po uplynutí tohto obdobia počas lehoty, ktorá nám umožňuje reagovať na reklamácie, dopyty, sťažnosti a iné otázky súvisiace so zmluvou. Aktívne sledujeme nami spracúvané údaje a v prípade, ak ich viac nepotrebujeme na plnenie zákonného, obchodného, alebo zákazníckeho účelu, ich bezpečne vymažeme, respektíve anonymizujeme.

 

Ako zabezpečujeme bezpečnosť spracovaných osobných údajov?

Zavádzame bezpečnostné opatrenia a postupy v súlade s najnovšími poznatkami. Naše bezpečnostné opatrenia sú aplikované na akékoľvek spracovanie, ktoré vykonáme v ľubovoľnom systéme, ktorý vytvoríme. Naše bezpečnostné opatrenia sú priamo aplikované na naše podmienky spracovania osobných údajov s ohľadom na aktuálne medzinárodné normy riadenia rizík informačných technológií. Podrobne analyzujeme potenciálne riziká súvisiace s našim spracovaním osobných údajov a riešime riziká s odbornou starostlivosťou za účelom ich eliminácie, alebo minimalizácie. Zároveň obmedzujeme prístup k našim databázam obsahujúcim osobné údaje na osoby, ktoré majú oprávnený dôvod na prístup k takýmto údajom.

 

Aké práva majú dotknuté osoby, ktorých osobné údaje spracúvame?

Dotknuté osoby si svoje práva môže kedykoľvek uplatniť emailom na adrese: [email protected]

Dotknuté osoby majú niekoľko práv s ohľadom na spôsob a rozsah spracovania ich osobných údajov, ktoré sú oprávnené si kedykoľvek uplatniť. Uvedené práva zahŕňajú:

  • Právo na informáciu – Právo získať jasné, prehľadné a ľahko porozumiteľné informácie o spôsobe využitia osobných údajov našou spoločnosťou a o právach dotknutých osôb.
  • Právo na prístup a nápravu – Právo na prístup, opravu a aktualizáciu osobných údajov kedykoľvek.
  • Právo na prenos údajov – Osobné údaje, ktoré nám boli poskytnuté, je za určitých okolností možné prenášať. To znamená ich presun, kopírovanie, alebo prenos elektronickými prostriedkami pri splnení určitých okolností.
  • Právo na výmaz – Za určitých okolností je dotknutá osoba oprávnená požiadať o výmaz ich osobných údajov. V prípade, ak nami zbierané osobné údaje viac nepotrebujeme na žiadne účely a nemáme zákonnú povinnosť ich uchovávať, vykonáme všetky kroky nevyhnutné na ich výmaz, trvalé znehodnotenie, prípadne anonymizáciu.
  • Právo na obmedzenie spracovania – Za určitých okolností je dotknutá osoby oprávnená obmedziť právo na spracovanie jej údajov.
  • Právo na námietku – Za určitých okolností je dotknutá osoba oprávnená namietať voči určitému spracovaniu, vrátane spracovania na účely priameho marketingu (napr. doručovanie emailov a ponúk z našej strany) a iného spracovania na naše oprávnené účely.
  • Právo na podanie sťažnosti dozornému orgánu – Dotknutá osoba je oprávnená podať sťažnosť priamo ktorémukoľvek miestnemu dozornému orgánu s ohľadom na naše spracovanie jej osobných údajov.
  • Právo na odvolenie súhlasu – V prípade, ak spracúvame osobné údaje na základe súhlasu poskytnutého dotknutou osobou a tento súhlas je právnym základom pre naše spracovanie, je dotknutá osoba oprávnená, tento súhlas kedykoľvek odvolať.
  • Práva súvisiace s automatickým rozhodovaním – Dotknuté osoby sú oprávnené nesúhlasiť s automatickým rozhodovaním, ktoré je výsledkom výlučne automatického spracovania a ktoré má za následky právne, prípadne iné významné následky.

Žiadne práva vyplývajúce z tejto smernice neobmedzíme bez predošlého súhlasu.

 

Ako nás môžete kontaktovať?

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa tejto smernice ochrany osobných údajov, prípadne samotného spracovania, ako aj v prípade podania sťažnosti s ohľadom na možné porušenie vašich práv na ochranu osobných údajov nás neváhajte kontaktovať emailom na adresu: [email protected]

 

Ako aktualizujeme naše smernice?

Túto smernicu ochrany osobných údajov aktualizujeme vždy, keď je potrebné reflektovať zákaznícku spätnú väzbu a zmeny v našich službách a výrobkoch. V prípade akýchkoľvek zmien tohto dokumentu uvedieme v jeho záhlaví dátum poslednej zmeny. V prípade zmien zásadného rozsahu uvedieme výraznejšie upozornenie (napríklad vrátane notifikácie o zmene našich pravidiel emailom). Rovnako pre účely revízie uchovávame všetky predošlé verzie tohto dokumentu.